1. Позначте важливі листи
Gmail вміє автоматично позначати важливі листи спеціальним жовтим маркером. Щоб визначити, які з них для вас важливі, а які ні, додаток використовує спеціальні алгоритми: перевіряє, кому і як часто ви надсилаєте повідомлення, яку кореспонденцію відкриваєте, а яку ігноруєте, і таке інше.
Іноді програма позначає як важливі абсолютно марні розсилки, а справді необхідні послання засовує кудись у глибини ящика чи зовсім у «Спам». Щоб такого не відбувалося, натисніть на жовтий маркер, коли хочете додати позначку або, навпаки, зняти її. Поступово Gmail краще визначатиме, які електронні листи мають найвищий пріоритет. І надалі вам доведеться витрачати менше часу на перегляд повідомлень, які насправді не потребують особливої уваги.
2. Перетворіть електронні листи на завдання
Сервіси Google хороші тим, що вони добре інтегровані один з одним. Відкрийте бічну панель праворуч в інтерфейсі Gmail, і ви побачите там свій календар, контакти, нотатки Keep та завдання. До списку справ можна швидко додавати листи, якщо вони вимагають від вас активних дій.
Клацніть правою кнопкою миші на повідомленні та виберіть «Додати до Завдання». Або натисніть на піктограму з галочкою на панелі інструментів зверху. Можна також додавати до завдань відразу кілька листів, якщо попередньо вибрати їх, натиснувши на чек-бокси ліворуч у списку пошти.
Нові завдання відразу з'являться на вашій бічній панелі та будуть синхронізовані з іншими пристроями. Їм можна додавати дату, пріоритет, сортувати їх як вам зручно. У кожну задачу буде також вставлено посилання на відповідний лист в Gmail.
3. Створюйте нотатки в Google Keep із листами
Аналогічно можна створювати нотатки в Google Keep, не перемикаючись із вкладки Gmail. Досить клацнути по значку останнього на бічній панелі праворуч. Якщо ви почнете писати текст на панелі Keep в той час, коли у вас відкрито якийсь лист, посилання на нього буде автоматично вбудоване на замітку. При натисканні на неї у браузері або мобільній версії Keep відразу відкриється Gmail з відповідним посланням.
4. Додайте до свого календаря події з листів
Якщо ви відкриєте Google Календар на бічній панелі Gmail і клацнете по будь-якому вільному слоту у своєму порядку денному, створиться подія з тим же заголовком, що й у листа, який у вас відкрито в даний момент. Так буде зручно створювати собі нагадування про зустрічі та співбесіди, про які вам повідомили поштою.
Щоб створити подію не на бічній панелі, а у повноцінному інтерфейсі Google Календаря на новій вкладці, натисніть на значок з трьома точками на панелі інструментів Gmail і виберіть Додати до календаря.
5. Увімкніть автоматичний перехід до наступного повідомлення
За промовчанням, коли ви видаляєте, архівуєте або ігноруєте листування, Gmail переводить вас до списку вхідних. Це не дуже зручно, якщо потрібно розібратися з великою кількістю листів: доводиться вибирати та відкривати наступне повідомлення вручну, щоб прочитати його та вирішити, що з ним робити. У результаті ви витрачаєте зайвий час, але можна виправити.
Натисніть на шестерню та виберіть «Всі налаштування» → «Розширені» → «Автоперехід». Тепер, коли ви відкриєте повідомлення, прочитаєте його і видаліть або додайте до архіву, то опинитеся не в списку «Вхідних», а одразу в наступному непрочитаному листі. Це дуже зручно, якщо потрібно розгребти гору пошти.
6. Збільште кількість повідомлень, що відображаються в скриньці.
За промовчанням Gmail відображає 50 ланцюжків повідомлень на сторінці. Але якщо вам доводиться мати справу з великою кількістю листів, це може бути недостатньо, і вам потрібно буде натискати на стрілочки внизу. Це не дуже зручно.
Щоб це виправити, натисніть на значок шестерні та натисніть «Всі налаштування» → «Кількість ланцюжків на одній сторінці». Виберіть зі списку 100, і ви подвоїте кількість повідомлень, які можуть поміститися на одному екрані.
7. Розмістіть непрочитані листи поверх інших
За промовчанням листи в папці «Вхідні» відображаються у порядку їх отримання. Прочитані та непрочитані лежать упереміж, відрізняється лише шрифт: текст других буде темнішим і жирнішим. Декому це може здатися не дуже зручним.
Натисніть значок шестерні та відкрийте «Всі налаштування» → «Вхідні» → «Тип папки Вхідні». У меню, що випадає, виберіть «Спочатку непрочитані». Тепер ви бачитимете спочатку ті листи, які ще не відкривали. Це зручно, якщо ви обробляєте велику кількість кореспонденції за раз і вам не потрібно, щоб вже прочитані листи маячили перед очима.
8. Перетягуйте листи між вкладками
В Gmail вхідні повідомлення сортуються за вкладками: «Промоакції», «Соцмережі», «Оповідання», «Форуми», а також «Несортовані». Але іноді буває так, що листи потрапляють не туди, куди вам треба. В результаті важливе повідомлення може загубитися у нескінченних рекламних розсилках та повідомленнях.
Якщо ви помітили, що якийсь лист потрапив не на ту вкладку, де йому слід бути, можете схопити його мишею і перетягнути в потрібний розділ. В результаті Gmail запитає, чи слід надалі схожі листи поміщати на відповідну вкладку.
9. Збільште час скасування надсилання повідомлення
У Gmail є дуже зручна функція «Скасувати відправку». Якщо ви надіслали комусь листа з помилками або вказали невірного адресата, можна натиснути на спливаюче повідомлення «Скасувати» внизу і запобігти конфузу. Але за умовчанням ця кнопка активна лише 5 секунд, після чого зникає. Ви можете просто не встигнути її натиснути.
Щоб збільшити цей час, натисніть на шестерню та виберіть «Всі налаштування» → «Проміжок часу для скасування надсилання». Вкажіть, наприклад, 30 секунд, і у вас з'явиться цілих півхвилини для того, щоб підстрахуватися.
10. Увімкніть підтримку гарячих клавіш Gmail
Про те, що гарячі клавіші допомагають швидше працювати з настільними програмами, знають усі, але про їх наявність у веб-додатках багато хто забуває. Тим часом вони помітно полегшують життя. Швидкі клавіші є і в Gmail, але за замовчуванням вони відключені. Ось як їх увімкнути.
Натисніть «Установки» та виберіть «Усі налаштування». На вкладці «Загальні» знайдіть пункт «Швидкі клавіші» та активуйте його. Якщо не можете знайти його, натисніть Ctrl + F (або Cmd + F на Mac) і введіть «Швидкі клавіші» — браузер підсвітить потрібний рядок.
Тепер можна керувати інтерфейсом Gmail за допомогою швидких клавіш. З повним їх списком можна ознайомитися в посібнику від Google, але кілька корисних шорткатів на пробу:
- X — Вибрати ланцюжок листів.
- S — Вибрати одну з позначок.
- E — архівувати.
- M — ігнорувати ланцюжок листів.
- ! — Відправити в спам.
- # — видалити.
- F — Переслати.
- G+I — Перейти до вхідних.
- G+S — Перейти до помічених ланцюжків листів.
- G + B перейти до відкладених листів.
- G+T — перейти до надісланих листів.
- ⌘/Ctrl + B — напівжирний шрифт.
- ⌘/Ctrl + I— Курсив.
- ⌘/Ctrl + U — Підкреслений шрифт.
- ⌘/Ctrl + Shift + 7 — нумерований список.
- ⌘/Ctrl + Shift + 8 — Маркований список.
11. Додайте власні клавіатурні поєднання
Якщо вам не подобаються клавіатурні комбінації, створені Google, ви можете додавати свої. Натисніть на шестерню та виберіть «Усі налаштування» → «Розширені» → «Швидкі клавіші користувача».
Збережіть зміни, і в налаштуваннях з'явиться вкладка «Швидкі клавіші», де ви зможете налаштовувати поєднання кнопок, які вам зручні.
12. Відпишіться від небажаних повідомлень
Можливо, ви використовуєте безліч різних сайтів і реєструєтеся там, використовуючи свою основну адресу, а не сервіси тимчасової електронної пошти. У такому разі ваша скринька буде забита різними повідомленнями та пропозиціями заглянути на той чи інший ресурс.
Ви можете позбавитися їх автоматично, використовуючи інструменти на зразок Unroll.Me. Але не всім подобається ідея надавати доступ до своєї кореспонденції якимось іншим сервісам. При цьому позбавитися гори повідомлень можна і вручну, штатними засобами Gmail.
Для цього відкрийте папку «Вхідні» або «Вся пошта» та натисніть на піктограму «Показати параметри пошуку» у правому кутку рядка пошуку зверху. У полі «Зміст слова» введіть, наприклад, такий запит:
"unsubscribe" OR "subscription" OR "подписка" OR "отменить подписку"
За бажанням ви можете його змінити або розширити. Потім натисніть «Пошук» і виділіть усі листи з передплатами Gmail. Ви можете додати їх до «Спаму», заблокувати відправників, архівувати або видалити, призначити їм окрему категорію — загалом, вчинити, як вам заманеться.
За бажанням можна також натиснути на кнопку «Створити фільтр», щоб Gmail виконував вибрану вами дію з листами, що підходять до запиту автоматично. Щоб змінити або видалити фільтр, натисніть на шестерню та виберіть «Всі налаштування» → «Фільтри та заблоковані адреси».